Als werkgever betaal je iedere maand je werknemers. Het salaris is opgebouwd uit verschillende looncomponenten zoals loonheffing, vakantietoeslag, pensioenbijdrage en bijdrage werknemers- en werkgeversverzekeringen. De werkgever dient maandelijk de loonaangifte in te dienen bij de Belastingdienst en een degelijke administratie te voeren waarin alle salarisgegevens correct zijn verwerkt. Tegenwoordig voeren vrijwel alle bedrijven een salarisadministratie middels een salarispakket.

Salarisadministratie is dus kortweg het betalen van werknemers en de afdracht van de hierbij behorende loonbelasting aan de Belastingdienst. Bekijk hier onze salarisadministratie vacatures

Hoe wordt een deugdelijke salarisadministratie gevoerd?

Om een correcte salarisverwerking uit te voeren zijn allerlei personeelsgegevens nodig. Deze personeelsgegevens worden opgeslagen in een salarispakket. Naast persoonsgegevens hebben we het dan ook over een arbeidsovereenkomst, id en eventuele diploma’s. De meeste bedrijven hanteren een persoonlijk personeelsdossier waarin de meest belangrijke personeelsgegevens en aanverwante afspraken staan vermeld.

Het verantwoorden van de uren is een belangrijk onderdeel van de salarisverwerking. Aan de hand van een urenregistratiesysteem worden de uren gecontroleerd. Tevens worden ziektedagen, reiskosten en overuren geregistreerd.

Vervolgens wordt het salaris berekend aan de hand van een uurloon of vast salaris, waarbij het bruto en netto salaris inzichtelijk wordt gemaakt. Het netto salaris is het brutosalaris minus belastingen en andere inhoudingen zoals looheffingen en andere sociale premies. Mogelijk kunnen nog extra componenten worden toegevoegd vanwege bonussen of commissies. Tenslotte kan de werkgever bepaalde werknemersvoordelen opnemen in de arbeidsvoorwaarden als een premievrij pensioen, mobiliteitsbudget, zorgkorting, etc.

Ieder jaar wordt na afloop van een kalenderjaar van alle uitbetaalde salarissen een jaaropgave opgemaakt welke de werknemer gebruikt voor de IB aangifte. Niet geheel onbelangrijk is ook om alle loonkosten op te nemen in de boekhouding van de betreffende onderneming.

Zelf salarisverwerking doen of een salarisadministrateur inhuren?

Wanneer je zelf geen kennis hebt van het voeren van een deugdelijke salarisadministratie raden we iedereen aan om een salarisadministrateur in te huren die de kennis heeft van hoe je een salarisadministratie voert. Hiervoor is toch wel specifieke kennis nodig van arbeidsrecht en sociale zekerheid, maar is vaak ook een opleiding nodig op het gebied van salarisadministratie.